טיפים לניהול זמן
ניהול זמן ותיעדוף משימות הינם מנבאי הצלחה משמעותיים בהצלחת רכזות תעסוקה.
הטיפים שמופיעים כאן בהמשך, לניהול זמן בעבודה ותיעדוף משימות אלו טיפים שנלמדו מ׳פה לאוזן׳ ועברו מרכזים ורכזות ותיקים לרכזים ורכזות חדשים.
---
בנו לו״ז המתחשב בביטולים - פגישות עם סיכוי להתבטל מקמו בקצוות היום, והכינו תכנית ב׳ שאפשר למלא איתה את הזמן במידה ותתבטל הפגישה
הפסקות! הפסקות עוזרות להתרענן ולשמור על יעילות לאורך זמן
תכננו במבט על, לפני שאתם נכנסים למשימות השוטפות. מהם הדברים שבעצירה וחשיבה על המהות חשוב לכם לקדם? שריינו לזה זמן
בדקו מהן ״שעות הזהב״ שלכם מבחינת ריכוז. (לרוב האנשים מדובר בשעות הבוקר) בצעו משימות מעמיקות/ מורכבות/ הדורשות ריכוז בשעות אלו
עבדו עם רשימה, בכל בוקר כתבו מהם 5-6 המשימות שתרצו לבצע ביום. בסוף יום העבירו את מה שנשאר ליום הבא
כל מה שאפשר לסיים תוך 4-5 דקות - לסיים איתו באותו הרגע, ולא לדחות לפעם אחרת
שריינו זמן לביצוע מטלות שאתם מפספסים בדרך כלל
שמרו על גבולות עבודה-בית, ואל תקחו את העבודה איתכם. זה מעלה את הפרודוקטיביות ועוזרת לכם להתרכז בעבודה כשאתם בעבודה ולהיפך
אין דבר כזה באמת מולטיטסקינג! התמקדו במשימה אחת בכל פעם ונטרלו מסיחים אפשריים
שיטת אייזנהואר (דחוף חשוב)
על פי שיטה זו, נחלק את המשימות לפי שני פרמטרים ברורים.
האחד הוא חשיבות המשימוה (חשוב/לא חשוב), והשני הוא דחיפות המשימה (דחוף/ לא דחוף).
קל מאוד להתבלבל בין מה שדחוף לבין מה שחשוב. אבל לרוב, לא כל מה שדחוף הוא גם באמת חשוב, והיכולת להבדיל בין השניים מקדמת מאוד את העבודהף ועוזרת לנו להתמקד בדברים החשובים באמת.
בטבלה פשוטה נמקם כל משימה לפי שני הפרמטרים הללו, ונפעל לפי החלוקה כך:
חשוב + דחוף: ביצוע מיידי
חשוב + לא דחוף: ביצוע עתידי
לא חשוב + דחוף: להיעזר במישהו אחר לביצוע או להקדיש זמן ייעודי ותחום בלו״ז לביצוע
לא חשוב + לא דחוף: למחוק מרשימת המשימות
עיקרון פארטו (80-20)
לפי עקרון פארטו, את רוב המשימות ניתן להשלים ביחסית במעט זמן, וישנן מעט משימות קטנות שדורשות מאיתנו כמות זמן מאוד גדולה.
זאת אומרת, 80% מהמשימות ניתנות לביצוע ב-20% מהזמן, בעוד ששאר המשימות (ה-20% הנותרים) ידרשו מאיתנו חלק הרבה יותר גדול מהזמן (80% מהזמן).
על פי שיטה זו, יש למיין את המשימות לאחת משתי הקטגוריות הללו, ולתת לקטגוריה הראשונה (80% מהמשימות ב-20% זמן) עדיפות גבוהה יותר.
עוד על העיקרון אפשר למצוא באתר אאוריקה כאן:
עבודה עם מטרות
כדי להצליח לעבוד בצורה יעילה באמת, התחילו מלהבין לעומק את המטרות שלכן, ולא את המשימות שלכן.
המשימות נגזרות מהמטרות, ואם המטרות לא ברורות, המשימות ינהלו אתכן ולא להיפך. ברגע שמבינים מה ׳רוצים׳ לעשות ולא רק ׳צריכים׳, הדברים נראים אחרת, והיום לא מתבזבז על עשייה שלאו דווקא מקדמת אותנו באופן עמוק.
בקיצור, פנו לעצמכם זמן להבין באמת למה ומה אתם רוצים לעשות (קודם מטרות ואז משימות).
שיטת הדומינו
לפי שיטה זו, ישנו פעולות מסויימות שדורשות השקעה התחלתית גדולה, אך בהמשך חוסכות זמן ומייצרות תפוקה רבה.
לכן, כדאי להבין מהן הפעולות האלו ולהשקיע בהן את המאמצים.
דוגמאות אפשריות: סבב חיפוש מעסיקים באזור גאוגרפי מסוים, תרגול הצגה עצמית בריאיון עבודה וחיפוש משרות, ועוד.